Evenement organiseren

U vindt hier informatie over: "Wat is het?"

Wat is het?

Als u een evenement wilt organiseren, hebt u een vergunning nodig van de gemeente. Dit geldt bijvoorbeeld voor een braderie, kermis, optocht of festival. Voor kleine evenementen, zoals een straatfeest of een buurtbarbecue, is een melding doen bij de gemeente vaak al genoeg.

U vindt hier informatie over: "Hoe werkt het?"

Hoe werkt het?

De gemeente bepaalt of u de vergunning krijgt. Het kan zijn dat u zich moet houden aan bepaalde regels, zoals:

  • een maximum aantal personen;
  • een bepaalde begin- en eindtijd;
  • geen muziek voor of na bepaald tijdstip;
  • geen activiteiten op de weg of die het verkeer storen;
  • geen grote voorwerpen plaatsen.

Aan de hand van onderstaande checklist kunt u zelf bepalen wanneer u enkel een melding hoeft te doen en wanneer er een evenementenvergunning noodzakelijk is.

Checklist evenementen

Te volgen stappen Antwoord JA Antwoord NEE
1 Is de datum waarop het evenement wordt gehouden over 10 dagen of later? Ga naar 2  Ga naar A
2 Vindt uw evenement plaats op of aan de openbare weg?  Ga naar 3  Ga naar G
3 Komen er op uw evenement minder dan 200 personen? Ga naar 4  Ga naar E
4 Vindt het gehele evenement plaats na 8.00 uur? Ga naar 5 Ga naar E
5 Is het evenement voor 23.00 afgelopen op werkdagen of voor 24.00 uur in het weekend? Ga naar 6 Ga naar E
6 Wordt er na 23.00 geen geluid meer ten gehore gebracht?  Ga naar 7 Ga naar E
7 Is er geen wegafsluiting of parkeerverbod noodzakelijk?  Ga naar 8 Ga naar I
8 Wordt er vaker als 2x per jaar een evenement gehouden op dezelfde plaats (of meer als 2 achtereenvolgende dagen)? Ga naar E Ga naar M


A: Het evenement kan niet doorgaan
G: Er is geen melding of evenementenvergunning nodig
M: Voor het kleine evenement moet het formulier ‘Melding kleine evenementen’ worden ingevuld
I: Informatie inwinnen bij tel. 040 224 1440
E: Er is een evenementenvergunning nodig. Vul het ‘Aanvraagformulier evenementenvergunning’ in.  

  • Indien u zwak alcoholhoudende dranken verstrekt dient u een formulier ‘Artikel 35 Drank- en Horecawet’ in te vullen;
  • Indien u een tent plaats waarin meer dan 50 personen verblijven dient u een formulier ‘Vergunning gebruik tent’ in te vullen;
  • Indien u een kampvuur wilt stoken dient een formulier ‘aanvraag stookontheffing’ in te vullen;
  • Indien u ballonnen los wilt laten kunt u contact opnemen met het tel. 040 224 1440. 
U vindt hier informatie over: "Wat moet ik doen?"

Wat moet ik doen?

U vraagt de vergunning voor een groot evenement digitaal aan bij de gemeente. (zie kopje 'formulieren'). Als burger heeft u hiervoor uw DigiD-code nodig, als bedrijf of organisatie heeft u hiervoor eHerkenning nodig. Doe dit ten minste acht weken van tevoren. Het is aan te bevelen uw aanvraag veel eerder in te dienen. Bij sommige grote evenementen heeft de gemeente veel tijd nodig om zaken af te stemmen met politie, brandweer e.d.. Houdt u daar rekening mee. 

Ook de melding van een klein evenement doet u bij de gemeente (zie het formulier 'melding klein evenement' onder kopje 'documenten'). Doe dit minimaal tien werkdagen van tevoren.

Geef bij uw aanvraag de volgende informatie:

  • naam van de organisator
  • naam van de contactpersoon op het evenement
  • omschrijving van activiteiten op het evenement
  • datum en tijdstip van het evenement
  • datum en tijdstip van het opbouwen en afbouwen van het evenement
  • verwacht aantal bezoekers of deelnemers
  • beschikbare hulpploegen, zoals EHBO en beveiliging
  • of er straten afgesloten moeten worden
  • verwachte geluidsproductie (soort, tijd, locatie)
  • wijze van stroomvoorziening van het evenement
  • of u zwak-alcoholhoudende dranken schenkt
  • tekening van het terrein of de route
  • technische gegevens over bouwwerken op het evenemententerrein
  • hoe en door wie het terrein na afloop wordt schoongemaakt

Andere vergunningen of ontheffingen

Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Bijvoorbeeld een parkeerontheffing of ontheffingen voor het schenken van alcohol of het afsteken van vuurwerk.

Melding (brandveilig) gebruik tent of plaats

Er is een gebruiksmelding nodig indien er op een plaats of in een tent 150 personen of meer aanwezig kunnen zijn. U doet deze melding ten minste vier weken voordat de bijeenkomst plaatsvindt. Vóór 1 januari 2018 was dit bekend als de vergunning 'brandveilig gebruik overige plaatsen'. Daarnaast is de melding nodig in de onderstaande gevallen:

  • Als er bedrijfsmatig of in het kader van verzorging meer dan 10 personen nachtverblijf wordt verschaft in een tijdelijke verblijfsruimte zoals bijvoorbeeld een tent;
  • Als er in een tijdelijke verblijfsruimte verzorging wordt geboden aan meer dan 10 personen die lichamelijk danwel verstandelijk gehandicapt zijn of die jonger dan 12 jaar zijn;
  • Als er op de bijeenkomst een tijdelijke verblijfsruimte is waarbij 150 personen of meer tegelijk aanwezig kunnen zijn.
  • Als u vindt dat op een andere manier dan op basis van het besluit de brandveiligheid en bereikbaarheid kan worden gegarandeerd.

U dient de melding via het formulier 'Melding (brandveilig) gebruik tent of plein' in.

Let op! Aan het einde van het formulier dient u een plattegrond te uploaden. Geadviseerd wordt om het formulier pas in te vullen als u de plattegrond paraat heeft. De eisen waar de plattegrond aan moet voldoen vindt u hier.

U vindt hier informatie over: "Documenten"

Documenten

U vindt hier informatie over: "Hoe lang duurt het?"

Hoe lang duurt het?

  • U ontvangt binnen 8 weken bericht van de gemeente of u de vergunning krijgt.
  • Voor middelgrote evenementen krijgt u binnen 6 weken bericht.

Melding klein evenement

U krijgt bericht als de gemeente wil dat u zich aan bepaalde regels houdt. Ook als zij uw evenement verbiedt, krijgt u bericht. Dit bericht krijgt u binnen 5 werkdagen nadat u uw melding hebt gedaan.

In sommige gevallen kan de beslistermijn langer zijn. Bijvoorbeeld als er aanvullende gegevens nodig zijn.

U vindt hier informatie over: "Aanvullende info"

Aanvullende info

Wilt u met sportmotoren het geluidsniveau overschrijden op een evenement of sportterrein? Dan moet u een ontheffing aanvragen bij de provincie.

Pagina opties