Evenement organiseren

Wat is het?

Evenement organiseren: wat heb je nodig en hoe breng je dit in orde?

Evenementen verlevendigen het beeld van de dorpskernen. Voor de veiligheid en het voorkomen van overlast is het belangrijk dat er regels zijn waaraan de organisator van een evenement zich moet houden.

Er zijn heel wat regels en wetten van toepassing op de organisatie van evenementen. Al die regels en wetten samen verplichten je als organisator onder meer om de openbare orde te bewaren en de (brand)veiligheid te garanderen. Daarbovenop zijn er ook nog vergunningen/ontheffingen specifiek rond alcohol, muziek en voeding.

Wat dit betekent voor de organisator van een evenement lees je in de Beleidsregels evenementen 2026.

In de beleidsregels lees je onder andere:

  • Aan welke voorwaarden een evenement moet voldoen;
  • Wanneer je een evenement kunt aanmelden of een vergunning moet aanvragen;
  • Hoe je dit regelt;
  • Wat de gemeente doet bij evenementen in de openbare ruimte;
  • Hoe toezicht en controle plaatsvinden, ook tijdens de opbouw.
     

Aan welke zaken moet je denken bij het organiseren van een evenement ?

1. Locatie

Als je een locatie voor je evenement in gedachten hebt neem dan contact op met de gemeente via postbus@heeze-leende.nl of 040-2241400 om de mogelijkheden te bekijken. Het kan namelijk zijn dat er al een evenement gepland staat op die locatie of dat de locatie niet geschikt is voor het houden van een evenement.

2. Muziek

Je kunt niet onbeperkt muziek maken op je evenement. Hiervoor moet je ook ontheffing vragen. Om de geluidsoverlast voor de omgeving te beperken wordt er dan wel een begin- en eindtijd afgesproken en gekeken hoe de podiumopstelling en geluidsbronnen optimaal geïnstalleerd kunnen worden.

3. (Brand)veiligheid

Het is belangrijk om als organisator een veiligheidsplan op te stellen, met daarin de risico’s die jouw evenement met zich meebrengt en welke maatregelen je hiervoor moet treffen (bijvoorbeeld bij het plaatsen van een tent). Bij risicovolle evenementen zal dit zelfs deel uitmaken van je vergunningsaanvraag. Wanneer je je vergunningsaanvraag indient bij de gemeente, kan deze jouw aanvraag doorsturen naar de Veiligheidsregio (www.vrbzo.nl) voor advies.

4. Alcohol

Om alcohol te kunnen schenken tijdens je evenement heb je een tijdelijke ontheffing van de Alcoholwet (artikel 35) nodig. Gaat het om een besloten evenement dan is de ontheffing niet nodig. Het gaat bovendien om enkel zwak-alcoholhoudende dranken zoals bier en wijn. 

Wil je iets sterkers serveren? Dan heb je een bijkomende vergunning nodig. 

5. Voeding

Er zijn strenge regels verbonden aan het bereiden en serveren van voedsel. Cateraars en foodtruckhouders moeten ook over de nodige erkenningen en vergunningen beschikken.

Enkele aandachtspunten op een rij

  • Zoek uit of je een vergunning moet aanvragen, of het evenement alleen hoeft aan te melden of slechts een melding moet doen. Kijk hiervoor onder het kopje "Hoe werkt het ?"
  • Is het niet duidelijk of ben je niet zeker over de noodzaak van een vergunning? Informeer via postbus@heeze-leende.nl of maak een afspraak via 040-2241400 om de zaak voor te bespreken. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.
  • Doe het op tijd. De afhandeling van sommige vergunningen kan meerdere weken in beslag nemen, stel dit dus niet uit tot het laatste moment.
  • Is de datum van het evenement over minder dan 10 dagen? Neem contact op met de gemeente via 040 224 1400.

DigiDVraag een evenementenvergunning aan

DigiDDoe een melding klein evenement

Hoe werkt het?

Wanneer heeft u een evenementenvergunning nodig?

Organiseert u een evenement dan heeft u in de volgende situaties altijd een evenementenvergunning nodig:

  1. Begint het evenement voor 7.00 uur ‘s-ochtends of eindigt het na 23.00 uur door de week of 24.00 uur op vrijdag of zaterdag?
  2. Is er na 23.00 uur nog versterkte muziek of een optreden?
  3. Is er een wegafsluiting van een doorgaande weg of ontsluitingsweg nodig?
  4. Voldoet het evenement niet aan de criteria voor een vergunningvrij evenement? Zie hieronder

Voor jaarlijks terugkerende evenementen die goed zijn verlopen, is het mogelijk om een meerjarige vergunning te krijgen. Dit voeren we stap voor stap in.

Klein evenement

Organiseert u een kleinschalig evenement zoals een buurt- of straatfeest, winkelopening, kleine optocht of andere kleinschalige activiteiten? Als het evenement aan alle onderstaande punten  voldoet hoeft u geen evenementenvergunning aan te vragen. U moet het evenement wel minimaal 10 werkdagen van te voren aanmelden.

  1. het aantal aanwezigen is niet meer dan 150 personen;
  2. voor het evenement wordt geen (buurt)ontsluitingsweg of andere doorgaande weg afgesloten;
  3. het evenement vindt plaatsvindt tussen 07.00 uur en 00.30 uur (of 23.00 uur als de dag erna een werkdag is) en er wordt na 23.00 uur geen versterkt (muziek)geluid meer gemaakt;
  4. het geluidsniveau van afgespeelde of gemaakte muziek op de gevel van geluidgevoelige objecten is niet hoger is dan 75dB(A) en 89dB(C);
  5. er wordt geen tent groter dan 16 m2 geplaatst;

Wat moet ik doen?

Aanvraag

U vraagt de vergunning voor een groot evenement digitaal aan bij de gemeente. (zie kopje 'formulieren'). Als burger heeft u hiervoor uw DigiD-code nodig, als bedrijf of organisatie heeft u hiervoor eHerkenning nodig. Doe dit ten minste tien acht weken van tevoren. Het is aan te bevelen uw aanvraag nog eerder in te dienen. Bij sommige grote evenementen heeft De gemeente heeft namelijk tijd nodig om zaken af te stemmen met politie, brandweer e.d.. Houdt daar rekening mee.

Organiseert u het evenement voor de eerste keer neem dan contact op met de gemeente via postbus@heeze-leende.nl of maak een afspraak via 040-2241400.

Ook de aanmelding van een klein evenement doet u bij de gemeente (zie het formulier 'Aanmelden klein evenement' onder kopje 'documenten'). Doe dit minimaal tien werkdagen van tevoren.

Andere vergunningen of ontheffingen

Het kan zijn dat u nog andere vergunningen, meldingen of ontheffingen moet aanvragen. Bijvoorbeeld een melding voor het plaatsen van een tent of een ontheffing voor het schenken van alcohol.

  • Indien u zwak alcoholhoudende dranken verstrekt tijdens het evenement dient u een formulier ‘Artikel 35 Alcoholwet’ in te vullen;
  • Indien u een tent plaats waarin meer dan 50 personen verblijven dient u een formulier ‘Melding gebruik tent’ in te vullen;

Vraag voor de zekerheid altijd even bij de gemeente na wat u eventueel aanvullend nog nodig heeft.

Gebruik tent-podium-tribune

Er zijn landelijke regels voor het brandveilig gebruik van overige plaatsen ('niet-bouwwerken' zoals tenten bij evenementen, tribunes, e.d.) vastgesteld.

U moet een gebruiksmelding indienen wanneer u een activiteit organiseert:

  • op een plaats en daar ook een tijdelijke verblijfsruimte (bouwsel) plaatst. Bijvoorbeeld een (bijeenkomst)tent, tribune of een podium.
  • in een tijdelijke verblijfsruimte bedrijfsmatig of voor verzorqinq nachtverblijf biedt aan meer dan 10 personen
  • in de tijdelijke verblijfsruimte verzorging biedt aan meer dan 10 personen onder 12 jaar of meer dan 10 lichamelijk of verstandelijk gehandicapte personen
  • een tijdelijke verblijfsruimte heeft die is bestemd voor meer dan 50 personen

De melding moet ten minste vier weken voor de start van de activiteit worden ingediend bij de gemeente. U dient de melding via het formulier 'Melding (brandveilig) gebruik tent of plein' in.

Let op! Aan het einde van het formulier dient u een plattegrond te uploaden. Geadviseerd wordt om het formulier pas in te vullen als u de plattegrond paraat heeft.   

Wat kost het? 

Voor de legesbedragen verwijzen we naar de actuele legesverordening van de gemeente Heeze-Leende.

Meer informatie

Meer informatie vind je in de Algemene plaatselijke verordening gemeente Heeze-Leende en de Verordening fysieke leefomgeving gemeente Heeze-Leende.